Management Assistent departement OCS

Ben jij secretarieel en administratief sterk, een organisatorisch talent en een daadkrachtige duizendpoot? Hou je van ontzorgen en alles tot in de puntjes regelen? Dan ben jij de management assistent die wij zoeken!

Het Koninklijk Nederlands Instituut voor Zeeonderzoek (NIOZ) is een inspirerende academische organisatie die het maatschappelijk belang dient en volop in ontwikkeling is. Ter ondersteuning van het hoofd van ons departement Ocean Systems (OCS) op Texel, zijn wij op zoek naar een proactieve collega met gevoel voor organisatie die zowel in het Nederlands als het Engels goed kan communiceren.

HET INSTITUUT

NIOZ, het Koninklijk Nederlands Instituut voor Onderzoek der Zee, is het nationale oceanografische instituut en het expertisecentrum van Nederland voor oceaan, zee en kust.  We bevorderen fundamenteel begrip van mariene systemen, de manier waarop ze veranderen, de rol die ze spelen in klimaat en biodiversiteit en hoe ze duurzame oplossingen kunnen bieden aan de maatschappij van de toekomst.
Bij NIOZ werken in totaal ongeveer 350 collega’s van ruim 30 nationaliteiten, verdeeld over de hoofdvestiging op Texel en een afdeling in Yerseke.

DE AFDELING

De wetenschappelijke afdeling Ocean Systems (OCS) bestudeert de oceanen in al zijn facetten, van het verre verleden tot het heden en de toekomst. Binnen de afdeling werken biologen, chemici, fysici en geologen gezamenlijk aan onderzoek dat zicht richt op het beter begrijpen van de interacties tussen de oceaan, ons klimaat, biodiversiteit en de koolstof cyclus. Dit onderzoek vindt voornamelijk plaats op zee, maar ook in onze uitgebreide laboratoria. De afdeling werkt nauw samen met andere wetenschappelijke afdelingen binnen het NIOZ en met de (inter)nationale universiteiten en onderzoeksinstituten.

OCS is een internationale en dynamische afdeling en heeft ongeveer 50 werknemers, waaronder promovendi, postdocs en masterstudenten uit meer dan 10 verschillende landen. Een groep van veertien stafwetenschappers en acht onderzoeksassistenten vormen de kern van de afdeling. Een groot deel van het kernpersoneel is recent aangenomen waardoor een jong en divers team is ontstaan.

DE VACATURE

Als managementassistent ondersteun je het hoofd van OCS en zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen. Je werkt nauw samen met collega’s binnen de afdeling en met andere managementassistenten binnen de organisatie. Je bent multi-inzetbaar en draagt zorg voor alle voorkomende administratieve en secretariële zaken. Daarbij kan je denken aan:

• Het ondersteunen bij de organisatie van vele afdelingsactiviteiten;

• Secretariële ondersteuning bij afdelingsoverleggen, inclusief informatievoorziening en het notuleren

• Het voorbereiden van presentaties;

• Het bijhouden van de social-media kanalen van de afdeling;

• Het plannen en boeken van verblijven en reizen van collega’s binnen de afdeling;

• Zicht houden op budgetten en hier informatie over opvragen/aanleveren.

• Het beheren van de administratie rondom werkplekken en studenten.

DE KANDIDAAT

Als enthousiaste management assistent stroop je graag de mouwen op, ben je proactief en praktisch. Je hebt een feilloos oog voor detail en gaat voor kwaliteit. Discretie en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische rol, daarom is het van belang dat je snel kan schakelen, prioriteiten kan stellen en dat je de afstemming met het afdelingshoofd actief opzoekt. Je bent een benaderbaar persoon en hebt er geen problemen mee om in een complexe omgeving snel je weg te vinden.

Onze ideale kandidaat beschikt tevens over de volgende kwaliteiten:

• Je hebt minimaal  MBO werk- en denkniveau met een aantal jaren ervaring in een vergelijkbare functie;

• Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden, bent goed in staat om het overzicht te behouden en bent organisatiesensitief;

• Je bent zelfstartend, kunt zelfstandig werken, maar ook in staat om samen te werken in een team;

• Je bent sociaal vaardig, toegankelijk én assertief genoeg om mensen aan te spreken en zaken in beweging te brengen.

• Je streeft naar een voortdurende verbetering van processen en resultaten en gaat voor kwaliteit;

• Je hebt een uitstekende beheersing van Microsoft Office.

• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.

NIOZ wil een transparant instituut zijn met een gezond werkklimaat en een inclusieve cultuur, waar mensen met verschillende achtergronden en genders hun talenten inbrengen en verder ontwikkelen. We streven naar inclusieve besluitvormingsprocessen en verwachten van ons leiderschap zichtbare betrokkenheid, bewustzijn van vooroordelen en culturele intelligentie.

DE VOORWAARDEN 

• Een aanstelling bij het NIOZ is een aanstelling bij NWO-I, voor in eerste instantie de duur van 1 jaar voor 20-24 uur per week, met de mogelijkheid om dit bij wederzijdse tevredenheid om te zetten naar aanstelling voor onbepaalde tijd.

• Een nette inschaling in schaal 8 conform CAO-WVOI, inpassing in schaal is afhankelijk van werkervaring en opleidingsniveau.

• De vrijheid om je rol invulling te geven en ruimte en mogelijkheden voor jouw persoonlijke (talent-)ontwikkeling en die van de afdeling o.a. met behulp van de NIOZ Academy. 

• 338 vakantie uren op jaarbasis van een fulltime werkweek van 40 uur. 

• Pensioenregeling via ABP, 8% vakantiegeld in mei en een eindejaarsuitkering in december van 8,33%.

• 2e klas reizen met het OV wordt 100% vergoed.

• Een arbeidsvoorwaardenregeling waarbij salaris ingeruild kan worden voor vrije dagen of andersom, of salaris/verlof eens per 5 jaar inzetten voor de aanschaf van een fiets met belastingvoordeel.

• We werken hybride om zo een goede balans na te streven, voor deze positie is flexibiliteit ten aanzien van werktijden enigszins essentieel. Meerdaagse aanwezigheid op Texel is vereist.

• Thuiswerkvoorzieningen worden mogelijk gemaakt; denk aan een laptop en vaste werkplek, een thuiswerkvergoeding per dag a 3.05, en een financiële regeling t.b.v. het inrichten van jouw thuiswerkplek.

MEER INFORMATIE

Bij vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Gert-Jan Reichart. Voor aanvullende informatie over de selectieprocedure kunt u een mail sturen naar working@nioz.nl

Sluitingsdatum voor deze vacature is 31 augustus